Апостиль у Польщі – куди звертатися українцям

Апостиль – це форма визнання документа, виданого за кордоном використання країни. Процес відбувається виходячи з міжнародних угод і може мати різні форми.

Суть процедури у підтвердженні справжності документа відповідними організаціями, вірності підпису та інших параметрів. Результатом апостилювання є спеціальний штамп, що підтверджує юридичну силу паперу для іноземних держав.

Зауважте, що в деяких випадках апостиль засвідчує документ, але не дає права використовувати його за призначенням без додаткових процедур. Наприклад, дипломи про освіту можуть вимагати нострифікації в РП.

Де можна поставити апостиль? Міністерство юстиції, освіти та МЗС

Процесом займаються державні органи, причому у кожного з переліченого нижче установи своя сфера діяльності. Наприклад, на території України процедуру проводять:

• У Мін’юсті ставлять печатку на акти громадянських станів та нотаріальні документи.
• У Міністерстві освіти – ставиться на все, що пов’язане із роботою цього відомства.
• У МВС (з 01.01.2023) – на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами щодо надання сервісних послуг, крім документів, що належать до сфери освіти та науки.
• У Державній міграційній службі (з 01.01.2023) – на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадян визначених законодавством.
• До Державної податкової служби України (з 01.01.2023) – на документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами.
• У МЗС – решта, яка не увійшла до двох попередніх пунктів (по лініях медицини, МВС, ВВІР, РАГС тощо).

Існує і безліч посередницьких організацій, які надають апостиль. Ціна процедури у них дорожча, але відбувається більш оперативно.

На яких документах потрібний спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису?

Апостилюванню підлягає більшість документів. Зокрема:

Про освіту:

• атестати про середню освіту;
• дипломи про вищу освіту;
• сертифікати польської мови та інші, пов’язані зі сферою освіти.
• Про цивільні стани (видані органами РАГС):
  – свідоцтво про шлюб;
  – свідоцтво про народження;
  – свідоцтво про розірвання шлюбу та інші аналогічні.
• Складені у нотаріуса:
  – доручення;
  – заяви;
  – аффідевіти та ін.

Також документи, які вимагають отримати апостиль, поділяють на приватні (видані конкретним фізичним особам)та юридичні (видані фірмам: статути, договори тощо). Про вимогу апостилювання конкретного документа краще дізнаватися наперед у польській сторони. Якщо такої можливості нема, рекомендуємо провести процедуру, т.к. зробити це у Польщі може бути важко.

Для яких країн не потрібна легалізація іноземних документів

Взаємне визнання апостилю здійснюється країнами на підставі міжнародних угод, зокрема відповідної Гаазької конвенції (підписана в Гаазі в 1961 році; з початку 2000-х до неї приєдналися багато країн СНД та Польща).

Визнання відбувається неоднаково різних країн. Існує держави, між якими можливо:

• Просте (поодиноке апостилювання) – досить проставити апостиль.
• Подвійне апостилювання – коли документ вимагає і апостиль, і присяжний переклад, який, у свою чергу, також необхідно апостилювати.
• З консульським підтвердженням – це щось середнє між двома попередніми: документ потрібний апостиль і присяжний переклад, для завірення якого достатньо консульського друку.

Апостиль документів із наступним консульським підтвердженням

Нагадаємо, йдеться про апостилювання самого документа, отримання його присяжного перекладу та завірення останнього в консульстві РП. До таких країн належать: Чехія, Італія, Франція, Іспанія.

Під консульською легалізацією розуміють іншу складну процедуру – легалізацію документів між країнами, які не підписали Гаазьку конвенцію. Про це буде розказано нижче.

Проставлення апостилю на оригінал чи копію

Відповідно до законів, апостилюватися може як оригінал, і копія документа, якщо нормативні акти не передбачаються іншого. У цьому «якщо» найчастіше міститься головні труднощі. Розберемо питання докладніше.

Апостиль ставиться на оригіналах документів про освіту, нотаріальні документи, доручення, заяви, документи державних служб (податкової, МВС, МРЕВ, міграційні служби тощо), медичні документи (довідки, виписки тощо).

Апостилюються лише копії:

• Видані дипломатичними відомствами.
• Пов’язані з проведенням комерційних та/або митних процедур.
• Видані біля колишнього СРСР, під час існування.

На такі документи робиться копія (дублікат), засвідчується нотаріально і вона апостилюється.

Як зробити апостиль самостійно?  Крок 1. Готуємо необхідні документи

Насамперед необхідно визначитися:

• Чи потрібний апостиль.
• Засвідчується оригінал або копія (якщо копія, то робимо її та оформляємо).
• Чи потрібний переклад (у разі потреби, проводимо цю процедуру з присяжним перекладом).
• Який тип апостилювання необхідний: простий, подвійний чи з консульським підтвердженням.
• Визначаємо організацію, яка проводитиме апостилювання: міністерство юстиції, освіти чи закордонних справ (види документів, якими займаються ці установи див. вище).

Крок 2. Їдемо до Києва? Не завжди!

Усі міністерства, як правило, розташовані у столицях. Однак не в кожному випадку доведеться вирушати туди:

Міністерство юстиції делегувало ці повноваження деяким РАЦС. Для початку дізнайтеся, чи апостилювання проводить найближче до вас відділення.
Міносвіти проводить апостилювання через окрему організацію Інформаційно-іміджевий Центр. Розташована вона, але деякі документи можна підтвердити через кур’єра. Це коштує окремих грошей, але, як правило, вигідніше за поїздку до столиці. Подробиці можна дізнатися на їхньому сайті.

Там же можна завантажити бланк «Згоди на обробку даних» та підписати його заздалегідь. Особливо це актуально, якщо прийнято рішення їхати самостійно, а документи везуться за кількох осіб (подружжя, дітей тощо) – підписані ними Згоди мають бути на руках.

МЗС видається довідки лише за особистої присутності. В цьому випадку їхати доведеться. Проте їхня робота є найбільш оперативною, і, при зверненні в першій половині дня, часто до вечора все вже готове. Графік роботи нерідко змінюється, тож краще уточнювати його на сайті міністерства перед поїздкою.

Крок 3. Подаємо папери

Отже, ми визначилися, що подаємо, у якому вигляді і куди. Залишається відправитися на місце або надіслати заявку поштою/кур’єром. Оплата мит та інших послуг провадиться на місці, у найближчому відділенні банку, однак у деяких випадках гроші можуть взяти і т.зв. післяплатою, тобто. при одержанні готових документів у поштовому відділенні.

Крок 4. Строки

Максимальний термін розгляду заявки встановлено законом та становить 5 робочих днів. Однак у випадках, коли потрібна детальна перевірка, виконати яку важко, термін може бути продовжений до 20 днів. Плюс час на доставку. Майте це на увазі, плануючи подорожі.

При цьому на практиці все відбувається швидше, а в разі МЗС взагалі можна вкластися в один день.
Зверніть увагу, що така оперативність — воля, але не обов’язок міністерства. За великої завантаженості термін розгляду може бути збільшений.

Особливості апостилювання старих документів

Усі документи, видані на бланках, що не відповідають чинним сьогодні зразкам, мають бути замінені на дублікати на бланках, що відповідають законодавству. Саме ці дублікати підлягають апостилюванню.

Вартість апостилю та перекладу для Польщі в Україні

Офіційно встановлена вартість апостилю – 51 гривня. Однак деякі міністерства застосовують практику термінового оформлення, що підвищує вартість процедури. Також окремо оплачуються поштові, кур’єрські та інші послуги.

Причини відмови у апостилю

Головна основа більшості відмов – неможливість перевірки документа. Причин такої неможливості може бути безліч. Основні з них:

• Не вдалося зв’язатися з нотаріусом, який видав документ.
• Організація, яка видала документ, не відповіла на запит міністерства.
• Організація не відповіла у встановлений термін (запізнилася з відповіддю).

Друга за частотою підстава відмови – неправильно підготовлені документи. Це можуть бути звичайні копії замість завірених, надання паперів, які не підлягають апостилюванню тощо.

У другому випадку рішення просте – надати все у правильному форматі. За відсутності відповіді доведеться попрацювати. Краще самостійно звернутись до закладу, попросивши прискорити відповідь. Далі рекомендується зв’язатися з міністерством і проконтролювати отриманий результат запиту. І лише після цього подавати заявку наново. Можливо, у цих випадках краще вдатися до послуг посередників.

Засвідчення у порядку консульської легалізації

Ця процедура призначена для країн, які не підписали Гаазьку конвенцію. Польща та Україна (а також інші країни СНД) до таких країн не належать, тому опишемо процес загалом. В основному він зводиться до чотирьох етапів:

• Нотаріальне засвідчення документа та його перекладу.
• Підтвердження документа у уповноваженого державою нотаріуса (як правило, за міністерства).
• Підтвердження у профільному міністерстві.
• Підтвердження у консульстві держави, де документ необхідний для подання.

Апостиль дуже важливий, а найчастіше і необхідний. Можливо, це не найпростіша процедура, але виконати її під силу практично кожному. Прорахуйте заздалегідь які потрібні документи, куди звертатись, що приготувати, в які терміни потрібно вкластися, і процес виявиться не таким «страшним», як здавався спочатку.